Топ 10: Системы для совместной работы с документами

2023. Microsoft открыла бесплатный доступ к сервису для совместной работы Loop



Loop - это сервис для совместной работы над записями/документами типа Notion, который Microsoft добавила в 2021 году в платные подписки офиса Microsoft 365. Теперь он доступен всем и бесплатно (достаточно иметь учетную запись Microsoft). Сервис позволяет создавать рабочие области и страницы, в которых можно импортировать и упорядочить документы и задачи. При этом любую запись из Notion можно вставить в другие приложения Microsoft — Teams, Outlook и Word. Если в запись вносят изменения, они также отразятся в тех приложениях, куда эти компоненты импортировали. Просматривать и редактировать запись/страничку могут одновременно до 50 человек. Но в целом сервис предназначен для команд от двух до 12 человек — чтобы интерфейс не казался перегруженным.


2022. Directum и Р7-Офис подтвердили совместимость программных продуктов



После успешных испытаний интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX и российского офисного пакета Р7-Офис получены данные о полной корректности их совместной работы в веб-доступе. Р7-Офис  — российский кроссплатформенный пакет приложений для совместной работы с офисными документами. Р7-Офис создан в России и полностью отвечает требованиям Правительства РФ к офисному ПО. Все продукты линейки Р7-Офис соответствуют отраслевым стандартам и включены в единый реестр российского программного обеспечения.Тестирование работы Directum RX и Р7-Офис показало успешные результаты совместного функционирования. Это подтверждает, что продукты Directum могут полноценно заменить решения иностранных вендоров.


2022. Управление взаимосвязанными рабочими группами и совместной работой в Paydox Cloud



В облачном сервисе для поддержки совместной работы Paydox Cloud появился функционал по управлению взаимодействующими рабочими группами. В приложении возможна реализация различных сценариев взаимодействия рабочих групп: работа иерархических подразделений организации; работа с филиалами и географически распределенными подразделениями организации; работа с поставщиками продуктов для торговой компании; проведение удаленного осмотра при обработке страховых случаев; совместная работа любых взаимосвязанных рабочих групп, управляющих иерархическими бизнес-процессами. Участникам вышестоящей рабочей группы предоставляется доступ к подчиненным группам. Участники вышестоящей группы обрабатывают и обсуждают поступившие задачи (заявки), и по клику на ID в сообщении переходят в подчиненную группу для просмотра документов, фото и общения с участниками.

2021. Microsoft представила сервис Loop - реинкарнацию Google Wave


В далеком 2009 году Google запустил сервис Google Wave, который пытался скомбинировать различные инструменты совместной работы: документы, чат, вики, почту, календарь в едином рабочем пространстве. Он выглядел невероятно круто, но спустя год заглох и был благополучно закрыт. И все сказали, что он просто опередил свое время. Теперь, когда люди уже морально готовы работать даже в виртуальных мирах, Microsoft запускает похожий сервис под названием Loop. Он тоже позволяет создавать рабочие пространства, состоящие из выбранных компонентов (страниц, чатов, списков задач, документов, файлов, карточек клиентов...) с которыми можно совместно работать в реальном времени. Сервис будет доступен по подписке в составе офисного пакета Microsoft 365 (которая стоит от $70/год).


2019. DocTrix Platform улучшила работу с комментариями



Компания i-Sys Labs выпустила новый релиз DocTrix Platform.У пользователей DocTrix Platform 2016 появилась возможность использования функции «Текущая дата» в качестве источника данных в параметрах выгрузки данных в MS Word. В шаблоне поля типа «DocTrix: Вычисляемый» реализована возможность использования полей такого же типа, что существенно упрощает работу с системой. В обе версии решения DocTrix Platform 2013/2016 разработчики добавили функцию отображения вкладки комментариев по родительскому документу в карточке задачи DocTrix – таким образом, в документе и в задаче теперь может быть общая вкладка комментариев. Благодаря этому не нужно лишний раз переходить из задачи в документ и открывать в нём вкладку комментариев, достаточно перейти на вкладку комментариев в самой задаче.


2018. В G Suite появится доступ без аккаунта Google



Ранее для доступа и редактирования документов в G Suite нужно было войти под своим аккаунтом Google. Теперь Google убирает это ограничение. Владелец документа сможет рассылать приглашения по почте. Получателю без Google-аккаунта потребуется ввести PIN-код, который пришел на email-адрес . Функция работает со всеми уровнями доступа к документам: просмотром, комментированием, предложением правок и непосредственным редактированием. Сохранятся и другие функции для админов вроде возможности ограничивать шеринг в рамках одной организации по домену. Сейчас новый процесс авторизации пока находится в бета-статусе.


2018. Organoid – облачное согласование документов



В онлайн органайзере Organoid появился сервис «облачное согласование документов», который позволяет согласовывать любые типы документов (договоры, счета, заказы и др.) из Google Drive между сотрудниками организации и контрагентами. Согласовывать документы в облаке через Organoid очень просто. Пользователь размещает файл документа в Google Drive, вставляет ссылку на доступ в сообщение Organoid, запускает на согласование и добавляет согласующих из списка своих контактов. Согласующие могут просматривать, редактировать документ (если владелец дал такое разрешение), добавлять комментарии, создавать поручения, помечать тегами и ставить отметку «согласовано» или «отказано». Если в процессе согласования файл в облаке был отредактирован, дата и время изменения автоматически фиксируются в приложении, и пользователи могут согласовать новую версию документа.


2013. DeskWork Q2 2013: новые возможности для документооборота, видеоконференций и бизнес-процессов



Софтлайн представила очередную версию своего корпоративного портала DeskWork Q2 2013. Новая версия работает на платформе SharePoint 2013 и и содержит ряд дополнений и нововведений можно также отметить расширение функциональных возможностей в блоках «Экспресс-документооборот», «Видеоконференции» и «Графический построитель бизнес-процессов». Так, в модуле документооборота добавлен шаблон, упрощающий работу с журналамирегистрации, библиотеками документов, задачами, а также с графическимпостроителем рабочих процессов. В модуле видеоконференций - новый интерфейс и механизм работы для календаря и формы создания конференции и других форм, добавлена возможность быстрой организации онлайн-встречи одним нажатием кнопки.


2013. Обновление Unicloud Business 365: интегрирация с email, мобильный доступ, VoIP


Онлайн система для совместной работы и документооборота Unicloud Business 365 выкатила 3 полезных обновления. Первое - это возможность подключить свой почтовый ящик и читать почту прямо в Unicloud Business 365. В частности, это дает возможность превращать письма в поручения и задачи-напоминания. Кроме того, вся переписка автоматически привязывается к карточкам клиентов в CRM-блоке, а сами письма отображаются в виде цепочек. Второе новшество - мобильное приложение Unicloud Business 365 для iPhone, которое позволяет без активного подключения к интернету (в режиме offline) работать с задачами, проектами и общаться с коллегами. При подключении к интернету такое приложение автоматически синхронизирует все изменения с сервером. И третья новая фича - это интеграция в Unicloud Business 365 голосовой интернет-телефонии YouMagic от ОАО «МТТ». Все пользователи системы получили возможность (бесплатного) голосового общения друг с другом и (по низкими тарифами) с внешним миром без выхода в другие приложения. Кроме того, в UniCloud теперь можно использовать и любые городские номера из YouMagic.


2011. Новый Box.net: еще проще, социальнее и с App Store



Бизнес приложения должны быть простыми - об этом не устает говорить Аарон Леви, основатель сервиса для совместной работы Box.net. И основной фишкой новой версии сервиса вновь называют более простой и удобный интерфейс. Казалось бы, куда уж проще, но разработчики Box.net продолжают перерисовывать и переставлять кнопочки, иконки, меню, чтобы еще больше порадовать пользователей. Новый интерфейс Box.net реализован на HTML5 и теперь позволяет гораздо быстрее открывать и просматривать файлы в онлайне. Также появились такие удобности, как мгновенные всплывающие уведомления (как из трея в Windows) и возможность перетаскивания файлов между папками мышкой прямо в браузере. Кроме того, появилась возможность создавать дискуссии не только вокруг файлов, но и вокруг папок. Это удобно для обсуждения проектов в целом. ***


2010. Документооборот 2.0 в мире и в России



Системы электронного документооборота (СЭД) и родственные им системы управления корпоративным контентом (ECM), которые получили большее распространение на западе, как и все остальные ИТ-системы постепенно переходят на технологии Enterprise 2.0. Им это дается с трудом, особенно в России. Ведь СЭД и ECM - довольно старые, консервативные технологии/системы, а старикам сложно меняться. Тем более, что основные пользователи СЭД и ECM - крупные компании, и обновить систему в каждой - очень сложно. Тем не менее, прогресс не остановить. Давайте посмотрим, на каком этапе находится внедрение технологий Enterprise 2.0 в СЭД и ECM в мире и в России: ***


2010. В Google Docs появилось совместное редактирование в стиле Google Wave



В день презентации Microsoft Office Web Apps мы говорили о том, что никто не знает, что будут представлять из себя Google Docs когда офисный пакет Microsoft наконец-то выйдет в коммерческую эксплуатацию. До запуска MS Office Web еще минимум 2 месяца и этот вопрос все так же актуален. Пока Microsoft правит баги в своем web офисе, Google постоянно улучшает свой. В новой версии Google Docs, которая появится у всех на днях, значительно улучшена технология совместного редактирования документов. Появилась боковая панель, на которой отображается список пользователей, которые сейчас редактируют или просматривают документ. На этой же панели располагается чат.  Каждому из пользователей присвоен свой цвет и видно как он в реальном времени редактирует документ (подобно как в Google Wave или Etherpad). Причем, эта технология совместного редактирования работает и в текстовых документах, и в электронных таблицах, и в новом редакторе схем Google Drawings. Кроме того, значительно улучшена совместимость Google Docs с форматами .doc и .docx. Теперь форматирование документов при загрузке практически не нарушается. Появились линейки полей, проверка правописания на лету и комментарии как в MS Word. В Google Spreadsheets значительно увеличена скорость работы с большими таблицами, появилась возможность переноса колонок, редактирования формул и автозаполнения ячеек.


2007. Microsoft создает сервис обмена документами

Началась предварительная регистрация пользователей на подключение к новому бесплатному онлайн-сервису Microsoft, Office Live Workspace, который позволит сохранять созданные в Microsoft Office документы на серверах корпорации для последующего доступа через Internet. Пользоваться Office Live Workspace можно будет с помощью команды "Сохранить как" в Word, Excel и PowerPoint, входящих в состав любых версий Office от Office 97 до Office 2007. Документ при этом сохраняется либо в личное (закрытое для других) "рабочее пространство", либо в используемое совместно, доступное только для его участников. При доступе к сохраненному в Workspace документу его можно будет предварительно просмотреть через браузер в режиме только для чтения либо загрузить для дальнейшей работы в соответствующее приложение. Как сообщают в Microsoft, работать с Live Workspace смогут не только пользователи Microsoft Office, но в таком случае сервис можно будет применять лишь в качестве обычного онлайн-хранилища файлов, а интеграции с другими офисными пакетами у него не будет.


2007. В Lotus Notes 8.0 появились редакторы офисных документов



Новая версия системы для совместной работы Lotus Notes 8.0 включает в себя бесплатный офисный пакет для работы с документами под названием Lotus Symphony. Он включает в себя текстовый процессор, электронные таблицы и редактор презентаций. Как и новая версия Lotus Notes, приложения Lotus Symphony  построены на платформе Eclipse и работают с форматами ODF (Open Document Format for XML) - это открытый непроприетарный стандарт, который является альтернативой майкрософтовскому Open XML. Lotus Symphony будет конкурировать не только с MS Office, но и с онлайн редакторами Google Docs. Кроме офисного пакета, новая версия Lotus Notes отличается новым современным интерфейсом в стиле Web 2.0, многочисленными новыми функциями для управления почтой, календарями и контактами. ***


2007. Обновленный Office 2007 поднимает уровень групповой работы



Выпустив Office 2007, Microsoft подняла планку возможностей внутриофисного взаимодействия. Однако чтобы полностью реализовать этот потенциал пакета, он должен быть подключен к Office SharePoint Server 2007. В самом элементарном плане Office SharePoint Server 2007 предоставляет пользователям место для хранения информации и совместной работы с контентом с добавлением определенных встроенных в документы возможностей по организации потоков операций (workflow). В ходе тестов мы могли конфигурировать workflow, создав специализированную папку, а затем приглашать других пользователей участвовать в этих операциях в соответствии с предписанными датами и заданиями. Office SharePoint Server 2007 включает четыре базовых workflow-процесса: утверждение документов, сбор отзывов, сбор подписей и утверждение распоряжений. Нам понравилось, что потоки операций можно запускать на основе условий, скажем, в случае изменения документа.