 |
Как сделать корпоративный портал популярным среди сотрудников?
09.03.10
Корпоративный портал не дешевое удовольствие. Потратив значительные средства на внедрение внутреннего портала компании, не хочется, чтобы деньги пропали зря. А это вполне реально, если системой не будут пользоваться сотрудники, т.е. портал превратится в «еще один бесполезный Интранет-ресурс» компании. Привожу 10 полезных советов как сделать корпоративный портал живым и извлечь из него максимальную пользу.
1. Обучить сотрудников
Конечно же, пользователи «свеженького» корпоративного портала изначально воспринимают его как очередную прихоть начальства, которая усложняет им жизнь. Это очень легко исправить путем обучения. Покажите сотрудникам, как «эта штука работает» на примерах решения их же задач. Расскажите, как используют возможности портала в соответствующих отделах других компаний. В этом вопросе вам сможет помочь компания, которая внедряла корпоративный портал.
2. Назначить ответственных
Часто ответственность за развитие корпоративного портала взваливают дополнительным грузом на сотрудника(ов) HR, внутреннего PR и т.п. К прежним обязанностям теперь прибавляются задачи по наполнению портала содержимым, поддержке актуальности информации, публикации новостей, созданию тематических сайтов, подготовке баннеров. Чем больше компания, тем больше работы, которую нужно выполнять регулярно. Становится очевидно, что выгодней выделить отдельную полноценную должность Интранет-менеджера, чем возлагать непосильный груз на непрофильного сотрудника и фактически обрекать корпоративный портал на забвение.
3. Избавиться от ошибок
Ошибки реализации портала, вроде неработающего поиска, незагружающихся файлов, ссылок в никуда и т.д. могут напрочь отбить желание пользователей переносить свою работу в Интранет с помощью корпоративного портала. Ошибки в любом случае будут, на первых порах после внедрения системы. Чтобы уменьшить их негативный эффект, опробуйте портал сначала на каком-либо одном подразделении во время пилотного запуска.
4. Наполнить интересным и актуальным контентом
Интересное содержимое – одно из первых требований к корпоративным порталам. Конечно, не следует переносить сюда библиотеку лучших фильмов XXI века. Фотографии и видео с корпоративных мероприятий, где сотрудники смогут отыскать себя и знакомых, обмениваться комментариями, публиковать свои фотографии, создавать альбомы – вот отличная «приманка» для пользователей на первых порах.
Главная же ценность портала в удобном доступе к информации, нужной для работы. Сделайте свой корпоративный портал центром знаний компании, создав корпоративное вики. Вики – самый простой и прозрачный способ обмена знаниями и лучшими практиками – пригодится как новичкам, так и опытным сотрудникам.
Отдельно следует подчеркнуть важность актуальности информации на портале. Ежедневно публикуйте новости компании и отрасли, обновляйте сведения о кадровых изменениях, темы для обсуждений на форуме и т.п.
5. Сделать единственным источником информации
Чтобы корпоративный портал превратился в инструмент, которым пользуются все сотрудники, нужно сделать их информационно зависимыми от него. Когда сведения о предстоящих собраниях, нужные документы, данные о присутствии человека на рабочем месте можно узнать только на портале (или быстрее узнать на портале), использование внутренней информационной системы станет просто рабочей необходимостью.
6. Создать социальную сеть
Благодаря «В контакте», «Одноклассникам», LinkedIn и т.п. миллионы людей уже почувствовали вкус социальных сетей и их возможностей. Организовав на основе корпоративного портала социальную сеть предприятия, вы очеловечите Интранет-пространство вашей компании. Кроме личного профиля предоставьте каждому пользователю персональный сайт – собственное пространство для работы и общения с коллегами.
7. Предоставить полезные сервисы
Сделать портал более привлекательным помогут сервисы, облегчающие каждодневные задачи сотрудников. Яркие примеры: бронирование переговорных комнат онлайн, заявки в техподдержку, заказ служебного транспорта или канцелярии. Другими словами, упростите людям работу, автоматизируя насущные бизнес-процессы.8. Упростить навигацию и поиск
Вопрос удобства навигации критичен для любого сайта, претендующего на популярность. Не исключение и корпоративный портал. Ещё более важен адекватно работающий поиск по содержимому портала, документам и сотрудникам. Все это непосредственно влияет на скорость работы с информацией, а следовательно на повышение эффективности этой самой работы.
9. Доработать дизайн
Как говорится, встречают по одежке. Дизайн портала должен работать на благоприятное первое впечатление пользователей, доставлять эстетическое наслаждение. В то же время задача дизайна корпоративного портала – правильно управлять вниманием: концентрировать его на нужной информации и не отвлекать на бесполезную «красоту».
10. Набрать критическую массу
Да, закон критической массы применим и к внутреннему порталу предприятия. Как только большая часть сотрудников станет активно пользоваться ресурсом, остальные просто будут вынуждены присоединиться, чтобы не выпасть из корпоративной информационной струи.
1. Обучить сотрудников
Конечно же, пользователи «свеженького» корпоративного портала изначально воспринимают его как очередную прихоть начальства, которая усложняет им жизнь. Это очень легко исправить путем обучения. Покажите сотрудникам, как «эта штука работает» на примерах решения их же задач. Расскажите, как используют возможности портала в соответствующих отделах других компаний. В этом вопросе вам сможет помочь компания, которая внедряла корпоративный портал.
2. Назначить ответственных
Часто ответственность за развитие корпоративного портала взваливают дополнительным грузом на сотрудника(ов) HR, внутреннего PR и т.п. К прежним обязанностям теперь прибавляются задачи по наполнению портала содержимым, поддержке актуальности информации, публикации новостей, созданию тематических сайтов, подготовке баннеров. Чем больше компания, тем больше работы, которую нужно выполнять регулярно. Становится очевидно, что выгодней выделить отдельную полноценную должность Интранет-менеджера, чем возлагать непосильный груз на непрофильного сотрудника и фактически обрекать корпоративный портал на забвение.
3. Избавиться от ошибок
Ошибки реализации портала, вроде неработающего поиска, незагружающихся файлов, ссылок в никуда и т.д. могут напрочь отбить желание пользователей переносить свою работу в Интранет с помощью корпоративного портала. Ошибки в любом случае будут, на первых порах после внедрения системы. Чтобы уменьшить их негативный эффект, опробуйте портал сначала на каком-либо одном подразделении во время пилотного запуска.
4. Наполнить интересным и актуальным контентом
Интересное содержимое – одно из первых требований к корпоративным порталам. Конечно, не следует переносить сюда библиотеку лучших фильмов XXI века. Фотографии и видео с корпоративных мероприятий, где сотрудники смогут отыскать себя и знакомых, обмениваться комментариями, публиковать свои фотографии, создавать альбомы – вот отличная «приманка» для пользователей на первых порах.
Главная же ценность портала в удобном доступе к информации, нужной для работы. Сделайте свой корпоративный портал центром знаний компании, создав корпоративное вики. Вики – самый простой и прозрачный способ обмена знаниями и лучшими практиками – пригодится как новичкам, так и опытным сотрудникам.
Отдельно следует подчеркнуть важность актуальности информации на портале. Ежедневно публикуйте новости компании и отрасли, обновляйте сведения о кадровых изменениях, темы для обсуждений на форуме и т.п.
5. Сделать единственным источником информации
Чтобы корпоративный портал превратился в инструмент, которым пользуются все сотрудники, нужно сделать их информационно зависимыми от него. Когда сведения о предстоящих собраниях, нужные документы, данные о присутствии человека на рабочем месте можно узнать только на портале (или быстрее узнать на портале), использование внутренней информационной системы станет просто рабочей необходимостью.
6. Создать социальную сеть
Благодаря «В контакте», «Одноклассникам», LinkedIn и т.п. миллионы людей уже почувствовали вкус социальных сетей и их возможностей. Организовав на основе корпоративного портала социальную сеть предприятия, вы очеловечите Интранет-пространство вашей компании. Кроме личного профиля предоставьте каждому пользователю персональный сайт – собственное пространство для работы и общения с коллегами.
7. Предоставить полезные сервисы
Сделать портал более привлекательным помогут сервисы, облегчающие каждодневные задачи сотрудников. Яркие примеры: бронирование переговорных комнат онлайн, заявки в техподдержку, заказ служебного транспорта или канцелярии. Другими словами, упростите людям работу, автоматизируя насущные бизнес-процессы.8. Упростить навигацию и поиск
Вопрос удобства навигации критичен для любого сайта, претендующего на популярность. Не исключение и корпоративный портал. Ещё более важен адекватно работающий поиск по содержимому портала, документам и сотрудникам. Все это непосредственно влияет на скорость работы с информацией, а следовательно на повышение эффективности этой самой работы.
9. Доработать дизайн
Как говорится, встречают по одежке. Дизайн портала должен работать на благоприятное первое впечатление пользователей, доставлять эстетическое наслаждение. В то же время задача дизайна корпоративного портала – правильно управлять вниманием: концентрировать его на нужной информации и не отвлекать на бесполезную «красоту».
10. Набрать критическую массу
Да, закон критической массы применим и к внутреннему порталу предприятия. Как только большая часть сотрудников станет активно пользоваться ресурсом, остальные просто будут вынуждены присоединиться, чтобы не выпасть из корпоративной информационной струи.
