Forrester: SharePoint Server 2010 окупится за 10 месяцев

Forrester Research Inc. – это всемирно известная компания, которая занимается независимыми исследованиями последних технологий и рынка ИТ продуктов, влияния ИТ на бизнес. Недавно аналитики компнии провели исследование о том, как бизнес может экономить с SharePoint Server 2010. Обороты, затраты и прибыли исследуемых компаний, конечно, далеки от типично-украинских, но статьи экономии и методы подсчетов заслуживают внимания.

Входные данные

В исследовании Forrester принимали участие 11 крупных организаций. На основе данных этих предприятий Forrester составил сборный портрет «типичной компании», для которой проводились расчеты затрат и экономии на внедрении SharePoint 2010. Это консалтинговая компания со следующими характеристиками:

• $ 1 млрд. дохода;
• 7 000 офисных работников, 5 000 из них используют SharePoint;
• 25 офисов по всей Северной Америке и 15 отделений в Европе, Южной Америке и Азии; большая часть работы выполняется удаленно маленькими командами на клиентских сайтах.

Основные результаты

Таблица иллюстрирует общий финансовый поток виртуальной компании, на основе данных и характеристик, полученных в ходе интервью с руководителями реально существующих организаций. При исследованиях делается поправка на риски, т.к. в оценке затрат и преимуществ от внедрения той или иной технологии всегда присутствует некоторая доля неопределенности. Основные результаты исследований:

• Возврат инвестиций (ROI). Как видно из Таблицы 1 возврат инвестиций с поправкой на риск для организации составляет 108% (не считая выгоды от повышения продуктивности, об этом далее), со сроком окупаемости менее 12 месяцев со дня внедрения.
• Прибыль. Выгоды, получаемые организацией, внедрившей SharePoint Server 2010, составляют приблизительно $ 3.1 млн. ( с поправкой на риски). Эти финансовые выгоды включают в себя расходы, связанные с экономией на замене или модернизации существующей системы управления документов и ее платформы.
• Расходы. Расходы на внедрение и сопровождение SharePoint Server 2010, по результатам исследования, составляют около $ 1.5 млн. Эти расходы включают затраты на внедрение, дополнительные расходы на оборудование, лицензии и т.д.

На чем же экономит SharePoint Server 2010?

В интервью с клиентами Microsoft, Forrester определили следующие ключевые преимущества инвестиции в Microsoft SharePoint Server 2010:

1. Пустить средства, используемые для постоянного обновления аппаратного и программного обеспечения, на развитие компании.
2. Избежать затрат на замену действующей системы документооборота в результате реализации возможностей SharePoint 2010 по управлению документами.
3. Сэкономить средства в результате использования функциональности портала в SharePoint 2010.
4. Сократить затраты на человеческие ресурсы, необходимые для ИТ-администрирования и разработки приложений.

В целом, клиенты ожидают, что новый SharePoint Server улучшит процесс совместной работы, повысит производительность труда работников, и сделает процесс управления компанией более эффективным.

Обновление платформы для совместной работы

Если организация не готова пока ко внедрению SharePoint Server 2010 в текущем году, ей все равно понадобятся средства на обновление существующей внутрикорпоративной системы в дальнейшем. Это повлечет за собой затраты на обновление существующей версии SharePoint (2003 или 2007) на версию SharePoint 2010.

Управление документами

Еще одним преимуществом SharePoint Server 2010 можно считать экономию на замене существующей системы документооборота в компании с помощью усиленных в этом направлении возможностей SharePoint Server 2010, который позволит безболезненно перевести систему управления документами на новую платформу.

Обновление и сопровождение портальной платформы

Портальная платформа, которую организация использует сейчас для работы своих внутренних и внешних Web-сайтов, стареет и требует все больше средств на сопровождение. Переход на новую платформу может быть частью плана по развитию организации в будущем, но все равно потребует затрат времени на перенос сайта. Переход на SharePoint 2010 будет менее затратным. Миграция на SharePoint 2010 сегодня сэкономит средства для развития компании завтра.

Автоматизация бизнес-процессов, перераспределение ИТ-ресурсов

«Благодаря модульности SharePoint и его системе безопасности мы можем делегировать обязанности по управлению SharePoint самой организации,» – объясняет один из опрошенных ИТ-директоров. – «Организации смогут сэкономить средства за счет самостоятельного управления системой на SharePoint, сохраняя при этом ее 100% доступность и стабильность». ИТ-менеджеры ожидают, что возможности SharePoint 2010 по управлению личными сайтами позволят сотрудникам самим создавать и сопровождать свои сайты, тогда как ИТ-ресурсы будут направлены на другие нужды бизнеса.

Экономия за счет повышения продуктивности

«Самым главным преимуществом SharePoint есть то, что он позволяет нескольким людям одновременно работать над одним документом,» – рассказывает один из менеджеров компании, участвовавшей в исследованиях. – «Теперь, благодаря SharePoint, нам не нужно постоянно отправлять email с нужными документами друг другу. Теперь я уверен, что важные документы с маркетинговыми кампаниями и материалами, к примеру, содержат самые актуальные данные и всегда доступны через SharePoint».

Обучение пользователей

Обучение пользователей профессионально нередко требует командировок в другие города (например, семинары), расходов на проживание и переезды, и отрыва от рабочего процесса на несколько дней. Сокращая время и затраты на обучение под руководством инструктора в классах, и заменяя это самообучением с индивидуальным содержанием курса и гибким графиком обучения, компания может достичь необходимого уровня квалификации персонала при более низких фактических расходах. Многие опрошенные компании рассказали о своих планах использования e-Learning подхода к обучению персонала: передачу знаний и лучших практик через вебинары, видео материалы, электронные книги и учебные примеры, а также поддержку совместного общения сотрудников через wiki, блоги и форумы. Конечно, эти инструменты не заменят обучение под руководством инструктора, но скорее дополнят его.

В таблице 3 показаны расчеты по сокращению затрат на обучение сотрудников, которые предполагают, что 20% работников компании будут вынуждены уехать на 5 дней для обучения. Если время их отсутсвия сократить на 50% ( при условии, что будет достигнут тот же результат, только за счет онлайн-обучения), то компания может сэкономить около $ 2.5 млн.

Повышение эффективности работы HR отдела

Сотрудники HR-отдела во многих компаниях тратят большую часть своего рабочего времени на ответы на одни и те же вопросы сотрудников – по email, телефону, один-на-один или проводя групповые презентации. Эта проблема может быть решена благодаря стандартным инструментам SharePoint, например, отдельный блог HR отдела, который будет содержать ответы на часто задаваемые вопросы. В результате получаем меньше временных затрат на дублирование ответов и больше сотрудников, осведомленных по тем или иным интересующим их вопросам. Сотрудники HR отдела, в свою очередь, станут более доступны для руководства и будут больше заниматься своими прямыми обязанностями.

К примеру, 75 сотрудников HR отдела будут экономить 30 минут в день в результате изменений. Это позволит компании за 3 года сэкономить $ 900,000 на более эффективной работе HR-отдела. (Таблица 4).

Повышение эффективности работы отдела по работе с клиентами

Роль менеджера по работе с клиентами и партнерами включает в себя понимание требований и пожеланий клиента и отвечает за взаимодействие между клиентом и компанией, построение новых отношений с новыми клиентами и партнерами, и, в конечном счете, заключение новых сделок.

Использование новых инструментов для решения вопросов с существующими и потенциальными клиентами, ускорение реагирования на возникающие проблемы или новые предложения по сотрудничеству, может значительно повысить авторитет компании в глазах клиентов и партнеров. Общение с существующими и потенциальными клиентами будет больше направлено на специфику их бизнеса, вы будете говорить с ними на их языке. Насколько важен своевременный анализ информации о клиенте вместо последующих постоянных вопросов? В таблице 5 показаны расчеты этой разницы в работе.

Выводы

Результаты этого исследования показали, что стандартизация и централизация работы компании с помощью инструментов SharePoint Server 2010 имеет потенциал для обеспечения стабильной прибыли компании на протяжении многих лет ее существования. Возврат инвестиций с учетом рисков в размере 108% вместе с быстрым сроком окупаемости (до 12 месяцев) дает уверенность в успешности и правильности принятого решения.