Адаптация сотрудников к корпоративному порталу: измеряем динамику

Вопрос адаптации сотрудников к новым технологиям – больная тема для многих компаний. Возьмем, например, корпоративный портал. Система бесполезна, если ей пользуется только незначительная часть сотрудников, работающих с корпоративной информацией. Чтобы окупить инвестиции в ваш корпоративный портал и получить ожидаемый экономический эффект в первую очередь нужно:1. сделать портал популярным среди сотрудников;

2. отслеживать и анализировать динамику использования портала.В этой статье я подробно остановлюсь на пользе и практике получения статистики по корпоративному порталу вашей компании.

СитуацияВозьмем ситуацию существующей компании с 5000 сотрудников. На предприятии был внедрен корпоративный портал на платформе SharePoint. Показатели роста популярности корпоративного портала в течение первого года использования показаны на графиках 1, 2 и 3.При этом любопытно, что активные действия по разъяснению и рекламе всех возможностей системы даже не проводились. Тем не менее, отдельные ранние энтузиасты поняли, что портал действительно может облегчить им работу в группах и ускорить обмен информацией. В число «первопроходцев» вошли сотрудники отделов ИТ, маркетинга и сбыта и, собственно, группа, ответственная за внедрение корпоративного портала в организации.Еще до внедрения портала на SharePoint в компании применялась простая система управления документами собственной разработки, а также существовала живая среда Wiki-узлов. Но, как иллюстрируют графики, количество пользователей портальной системы постоянно возрастало.

График 1. Суммарное количество аутентифицированных пользователей по месяцам.

График 2. Среднее количество обращений в день по месяцам.

График 3. Объем базы данных (в Гб)

АнализАнализируя количество уникальных аутентифицированных пользователей в месяц (график 1), видно, что через год после реализации корпоративного портала, примерно 45% всех Интранет-пользователей обращалось к корпоративному порталу. Обратите внимание, что в июне-июле возрастания нет. Скорее всего, это объясняется сезоном летних отпусков.На графике 2 показано среднее количество обращений к порталу в день (записанное программой WebTrends). Он не такой идеальный, но все же позволяет сделать вывод о позитивной динамике использования портала. Заметьте скачок в августе. Это объясняется интенсивным тестированием системы при переходе на новую версию SharePoint.И, наконец, третий график показывает рост объема базы данных в организации. Последний зафиксированный объем равен 56,55 Гбайт. Через несколько месяцев, по известным данным, он был уже равен 80Гбайт. Анализ этого количества показывает, что к концу первого года использования портала на SharePoint около 25% содержимого базы данных составляли версии документов.Полезные выводыОтслеживание статистики корпоративного портала с момента начала его использования позволяет получить ценную информацию:количество пользователей, которые используют корпоративный портал;общее количество обращений к порталу в день; общий объем хранимых данных.Анализ этих сведений позволяет организации:координировать работу по популяризации корпоративного портала;выделять нужное количество персонала на поддержку и обучение пользователей;сделать корпоративный портал действительно полезным Интранет-ресурсом компании.