Документооборот 2.0 в мире и в России

10.11.10


Системы электронного документооборота (СЭД) и родственные им системы управления корпоративным контентом (ECM), которые получили большее распространение на западе, как и все остальные ИТ-системы постепенно переходят на технологии Enterprise 2.0. Им это дается с трудом, особенно в России. Ведь СЭД и ECM - довольно старые, консервативные технологии/системы, а старикам сложно меняться. Тем более, что основные пользователи СЭД и ECM - крупные компании, и обновить систему в каждой - очень сложно. Тем не менее, прогресс не остановить. Давайте посмотрим, на каком этапе находится внедрение технологий Enterprise 2.0 в СЭД и ECM в мире и в России:

Web


СЭД/ECM появились довольно давно, поэтому и Web-технологии в них начали внедрять еще даже раньше чем в других ИТ-системах. Ведь уже давно стало понятно, что Web-интерфейс снижает стоимость системы, облегчает ее администрирование, предоставляет возможность доступа через интернет. Лидеры мирового рынка Documentum и Open Text еще в 90-х годах перешли на Web-технологии. На данный момент все ведущие ECM имеют веб-интерфейс, либо рассчитаны на использование портала в качестве веб-интерфейса. А вот большинство российских СЭД почему-то до сих пор используют толстый десктоп-клиент и в лучшем случае предоставляют веб-расширения для Sharepoint. Отметим наши полностью веб-ориентированные системы PayDox и Naumen DMS.

SaaS/Cloud


Если с внедрением web-интерфейса у СЭД/ECM проблем не было, то с переносом СЭД в облако возникла очевидная проблема - контент, которым управляют эти системы (файлы, документы, медиа...) необходимо тоже переносить в облако (а это могут быть гигабайты информации). Но страшен не только одноразовый перенос, а то что пользователям придется каждый раз скачивать (тяжелый) документ, а затем закачивать его обратно. Однако в последнее время облачная память очень подешевела. А главное, появились онлайн редакторы (например Google Docs) и онлайн просмотрщики (например Scribd). В результате теперь контент может создаваться в облаке, редактироваться и просматриваться в облаке без необходимости скачки/закачки.

Что касается модели SaaS и аренды приложений, то как и в других ИТ-сферах, клиенты с трудом отдают свои документы и другой контент на сохранение сторонним провайдерам. Но сокращение стоимости и экономия времени все же заставляют их переступить через свой страх.

Наиболее активно на западе в облака продвигаются Alfresco, Sharepoint, SpringCM, KnowledgeTree. Есть уже услуги хостинга Documentum. У нас можно отметить разве что хостинг EOS for Sharepoint на Parking.ru и демо-хостинг DocsVision Live.

Mobile


Мобильные бизнес-приложения расцвели с развитием облачных технологий (т.к. они обычно получают данные из облака). И т.к. в сфере СЭД/ECM переход в облако немного затормозился, то и мобильный доступ к СЭД тоже пока в начальной стадии. Все осложняется слишком большим разнообразием мобильных платформ. Поэтому даже Sharepoint может похвастаться полноценным мобильным доступом разве что на Windows Phone. Пожалуй, наибольшего успеха в мобильном мире добилась система Adobe LiveCycle, доступная на всех основным мобильных платформах. Из наших вендоров отметим недавнее пришествие PayDox на iPad, мобильные веб-интерфейсы от ELMA и Directum.

Кроме того, недавно Корус Консалтинг объявил о разработке "мобильного офиса" для ECM систем, который способен работать на iOS (iPhone, iPad), Android, Windows Mobile и поддерживает системы Documentum, Open Text, Oracle UCM, 1C:Документооборот, Alfresco, SharePoint. Правда, как это обычно бывает с Корус Консалтинг - посмотреть на этот "мобильный офис" - пока негде.

Social


Правда в том, что "документ" - объект, вокруг которого построены СЭД/ECM - это устаревшая технология, придуманная в расчете не на компьютеры, а на бумагу. Поэтому, теперь, когда омолодившиеся рабочие коллективы лучше понимают не язык "документов", а язык "социальных сетей" - документооборот уступает место социальным инструментам для коммуникаций и совместной работы. "Статические" документы уступают место "динамическим" wiki, дискуссиям, рейтингам. В системах управления документами появляются профайлы, блоги, микроблоги, форумы. Alfresco, Sharepoint, OpenText становятся все больше похожими на Facebook. В наших СЭД - пока форум - это вершина социального взаимодействия. Отметим лишь тот же PayDox.

Mashup


Мэшапы - приложения, комбинирующие данные из многих источников при помощи web API-интерфейсов. И можно сказать, что ECM вендоры - главная движущая сила внедрения таких web API-интерфейсов. А пару лет назад даже произошло чудо - ведущие ECM вендоры (Microsoft, IBM, EMC, Open Text, Alfresco, Oracle, SAP) объединились для принятия общепринятого web-стандарта CMIS, который позволяет бизнес-приложениям очень просто "общаться" с любыми источниками информации в том числе и для создания мэшапов. К сожалению, наши разработчики СЭД пока о внедрении CMIS только рассуждают.


Комментарии
KOT | 10.11.10 | #
А чем отличаются СЭД и ECM?
YLinc | 10.11.10 | #
KOT
А чем отличаются СЭД и ECM?

СЭД больше ориентированы на поддержку процессов и действий (например, выполнение распоряжений руководства), а ECM - на доступ к контенту (организация, поиск). Но это чисто условное разделение, т.к. каждая система может заниматься и тем и другим
mazzy | 10.11.10 | #
Хороший обзор. Наши как всегда отстают :(
itsoft | 10.11.10 | #
все ведущие ECM имеют веб-интерфейс

Я бы еще добавил, что ведущие ECM еще и используются для управления web-контентом, т.е. в роли CMS сайта/портала с возможностями управления процессом публикации
German | 10.11.10 | #
У нас можно отметить разве что хостинг EOS for Sharepoint на Parking.ru и демо-хостинг DocsVision Live.

зато у нас уже тоже куча услуг по хостингу Sharepoint
Артемик | 11.11.10 | #
Наши как всегда отстают :(

Полностью не согласен. В этот обзор нужно добавить систему TeamWox и тогда картина поменяется.
TeamWox - web-сервер, продается по стандартной и SaaS схеме, работает через мобильные платформы, имеет свой коммуникатор, имеет встроенные социальные инструменты (форум, онлайн чат, обсуждение документов и задач).
mazzy | 11.11.10 | #
Артемик
TeamWox - это хорошая система, но это никак не СЭД и не ECM
Артемик | 11.11.10 | #
Может я в чем-то не понимаю, но тот функционал, который я перечислю ниже говорит о том, что это СЭД:
Основные функции модуля Документы в TeamWox:
- создание документов (в том числе диаграммы, графики и майнд-мэпы) и просмотр самых распространенных текстовых, аудио-, видео-, фото-, графических и текстовых файлов
- возможность работы с файлами через браузер и проводник, работа с библиотеками как с обычными сетевыми дисками (WebDAV)
- режим сохранения данных при временной потери связи с сервером
- групповая работа с документами, гибкое распределение прав доступа к библиотекам и файлам
- поддержка версионности, возможность обсуждения документов и сохранения истории изменений
- хранилище данных (архив) - хранение больших объемов данных общим объемом 100 Гб и выше
- полностью автоматизированное защищенное хранение с автоматическим резервированием
- workflow - движение документов, назначение документов на ознакомление и подписание
- корпоративный поиск поможет мгновенно отыскать нужный документ, почтовое сообщение, задание и все остальное. Поиск ведется по заголовкам и содержимому с учетом морфологии русского и английского языков и в соответствии с правами доступа (форматы, парсинг: картинки, pdf)
mazzy | 11.11.10 | #
Артемик
Может я в чем-то не понимаю, но тот функционал, который я перечислю ниже говорит о том, что это СЭД

А вы попробуйте, продайте Teamwox какому-нибудь банку или страховой компании, или госконторе в качестве СЭД. Тогда и узнаете разницу. Или просто сравните с такими системами, как ДЕЛО и Евфрат. Мое мнение, что ваша система - это то, к чему придут СЭД, когда традиции бюрократии исчезнут. Но пока называть Teamwox системой класса СЭД - не корректно
Артемик | 11.11.10 | #
mazzy
А вы попробуйте, продайте Teamwox какому-нибудь банку..

В этом нет необходимости, TeamWox создан специально для малого и среднего бизнеса.
Как между собой вяжутся "СЭД" и бюрократия мне тоже не понятно.
Например: IDC следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS — Electronic Document Management Systems): "СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных".
Тут ни слова не сказано про бюрократию! :))

Кстати, про крупный бизнес:
По данным Мартина Кристиана, руководителя отдела маркетинга компании FileNET, которая является одной из самых крупных на мировом рынке СЭД, всего 2% компаний из списка Fortune 5000 используют в своей деятельности платформы СЭД. (FileNET тоже почему то нет в статье).

Выходит, а нужна ли СЭД в том виде, в котором существует сейчас? Может действительно будущее за TeamWox, этакими "СЭД без бюрократии"! =)